Administration Officer

ID de la solicitud: 275425

Únase a un equipo ganador con un propósito claro, comprometido con el logro de resultados en una cultura inclusiva y de alto desempeño.

Propósito

El Oficial de Soporte Administrativo es responsable de proporcionar apoyo administrativo a los países atendidos por Operaciones Internacionales Caribe en relación configuración de usuarios en los sistemas: DUP, OEC, LA Sistema, entre otros.

Contribuye al éxito general de la Dirección de Soporte al Negocio y Control de Operaciones, garantizando que los objetivos, planes e iniciativas individuales específicas se lleven a cabo o se cumplan en apoyo a las
estrategias y objetivos de negocios del equipo. Garantiza que todas las actividades realizadas se desarrollen de conformidad con las normas, políticas y procedimientos internos vigentes.

Responsabilidades

• Promueve una cultura centrada en el cliente a fin de profundizar las relaciones con los clientes y aprovechar las amplias relaciones del Banco, así como sus sistemas y conocimientos.

• Brindar asistencia a los clientes internos respecto a los accesos y canalizar soporte técnico en los casos que amerite para las siguientes plataformas bancarias, cerciorándose del cumplimiento los
tiempos de respuesta (SLA) y calidad establecidos:

• IBPHUB: Creación/modificación/eliminación de usuarios/estaciones de trabajo. Asignación de números de cajeros.

• DUP: Gestionar la creación/eliminación de los perfiles en IBP, actualizaciones de límites de efectivo y niveles de seguridad.

• LA Sistema: Parametrización de cuentas contables.

• OEC: Creación de Usuarios Administrativos “Admin Users” para las unidades y cambio de tránsitos en los casos que se requiera.

• Repair & Mant Office Equipment: reparaciones de electrodomesticos

• Locker Services: Cambios de combinaciones, aperturas de lockert, combinaciones

• ADM: Black line

• Asistir a la gerencia con tareas administrativas concernientes al plan de continuidad del negocio (BCP)de Operaciones Republica Dominicana, tales como: Árbol de llamadas, pruebas teléfonos satelitales y
soporte de coordinación para actividades relacionadas al plan de contingencia local.

• Canalizar con Finanzas/Cuentas por Pagar el procesamiento y pago de las facturas de los serviciosnadministrados y/o solicitados, tanto locales como internacionales. En el caso de las facturas internacionales, gestionar el proceso correspondiente a través de la plataforma SmartBuy. Asimismo, velar porque las facturas estén alineadas con las tarifas acordadas, que los servicios hayan sido debidamente recibidos y que los cargos sean imputados a la unidad o departamento correspondiente.

• Proveer soporte a la Gerencia con tareas administrativas tales como: solicitudes de abastecimiento de suministros del departamento, recepción de correspondencia de la unidad, apoyo con la creación de solicitudes de la Dirección de Operaciones, canalizar solicitudes de mantenimiento de áreas comunes, custodia llaves de archivos del departamento, entre otros.

• Apoyar a la Gerencia con información para la construcción de reportes/indicadores periódicos que demuestren los resultados de la gestión de los servicios que ejecuta.

• Comprende la cultura de riesgo del Banco y cómo debe considerarse el apetito de riesgo en las actividades y decisiones diarias.

Realiza activamente operaciones eficaces y eficientes en sus áreas respectivas, a la vez que garantiza la idoneidad, el cumplimiento y la eficacia de los controles de negocios diarios a fin de cumplir con las obligaciones destinadas a reducir el riesgo operacional, el riesgo de incumplimiento reglamentario, el riesgo de lavado de dinero y de financiamiento al terrorismo y el riesgo de conducta, entre las que se incluyen las responsabilidades establecidas bajo el Marco de Gestión del Riesgo Operacional, el Marco de Gestión de Riesgo del cumplimiento Reglamentario, el Manual Internacional de Prevención del Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo y las Pautas para la Conducta en los Negocios.

• Promueve un entorno de alto desempeño e implementa una estrategia para la fuerza laboral que atrae, retiene, desarrolla y motiva a su equipo, y para lograr esto, fomenta un entorno laboral inclusivo, comunica la visión, los valores y la estrategia de negocios y maneja un plan de sucesión y desarrollo para el equipo.

• Mantener un estricto control y solicitar reposición cuando fuere necesario, del Inventario de artículos para emergencias (Stockpile) que forma parte del Plan de Continuidad de Negocios de Scotiabank
local. Tramitar la correcta disposición de los artículos perecederos antes de su vencimiento con las áreas de Recursos Humanos/ RRPP.

• Elaborar y remitir mensualmente el Staff Plan de la unidad a Recursos Humanos, consolidando las novedades del personal tales como vacaciones, permisos, licencias médicas, horas extras, ausencias y demás movimientos relacionados, asegurando la integridad, exactitud y cumplimiento de los procesos y calendarios establecidos por la organización.

Educación / Experiencia 

• Las responsabilidades de este trabajo tienen un alcance regional DR & ECR: DR, BB, BS, GY, JM, KY, TCI, TT y Colombia (este último solo IAP). Este ámbito incluye brindar soporte a todas las sucursales y departamentos internos. También para proporcionar soporte para las unidades de negocio minorista, de pequeñas empresas y comerciales.

• El Oficial es el responsable de las colas de trabajo que le son asignadas. Promedio de casos 80-120 casos con un SLA objetivo de +95% en tiempos de respuesta

Ubicación(s):  República Dominicana : Distrito Nacional : Santo Domingo

Dirección de trabajo: Av. John F. Kennedy Esq. Lope de Vega, Ens. La Fe 

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