Facilities Assistant

El Rol 

• Realizar tareas relacionadas con la recepción, incluyendo la atención de llamadas y visitantes en sitio 5 días a la semana.
• Brindar soporte en reuniones, por ejemplo, asegurando que los espacios de junta estén abastecidos y ordenados, organizando alimentos y gestionando equipo especial según sea necesario.
• Gestionar servicios de impresión, correspondencia y mensajería.
• Supervisar el suministro y niveles de papelería, realizar pedidos y mantener registros adecuados.
• Imprimir, encuadernar y producir informes para clientes, propuestas u otros materiales de manera oportuna y precisa.
• Monitorear el buzón de correo electrónico de Facilities Services, el teléfono y el estado de los tickets de servicio, respondiendo con prontitud a las solicitudes.
• Colaborar en el mantenimiento general de la limpieza y el orden de las oficinas, asegurando el funcionamiento del equipo.
• Trabajar con la administración del edificio y la gerencia de la oficina para coordinar reparaciones y mantenimientos.
• Apoyar en la coordinación de movimientos de estaciones de trabajo y otros ajustes de espacio.
• Mantener actualizados los documentos de Procedimientos de Emergencia y continuidad del negocio; ayudar con las pruebas, registros y notificaciones del Sistema de Emergencias.
• Colaborar en la integración de nuevas personas al equipo, incluyendo requerimientos de IT y otras tareas asignadas en Service Now.
• Garantizar que las personas tengan un teléfono/auricular funcional en su lugar de trabajo.
• Apoyar en la gestión de registros empresariales, como la actualización de sistemas de archivo.
• Realizar otras funciones de Facilities Services que le sean asignadas por la persona líder o gerente del área

Responsibilities

TBD

Qualifications

Los Requerimientos

• Experiencia mínima de 2 años en un entorno profesional de oficina brindando soporte general y/o servicios de instalaciones
• Título de educación media superior, certificado o equivalente oficial como requisito mínimo de estudios
• Experiencia en servicios de recepción
• Nivel de inglés intermedio-avanzado (Deseable)
• Conocimientos sólidos en el paquete Microsoft Office y Outlook

Igualdad de oportunidades en el empleo