Archivist Officer

L'archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté. Il sera le gardien des archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation :

1. Il devra assurer l’intégrité et l’authenticité des documents archivés physiques et numériques ;

2. Il devra respecter le principe de provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ;

3. Il devra préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables continuellement

   PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE

   Archivage

Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l’archivage

Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates. 

Orienter les bureaux terrains sur les procédures d’archivage et s’assurer qu’ils s’alignent aux standards de SCI et des politiques des département et programmes. 

Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire. 

Coordonner la procédure de destruction des documents physiques

Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.

Participer au déploiement du système d’archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds pour ce qui est des programmes.

Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes suivant le système centralisé d’archivage électronique

Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager

Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base.

Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage

Devra travailler en étroite collaboration avec son manager et tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour répondre aux demandes d’archives

Finance

Il a la charge de vérifier et soumettre les demandes de paiement mobile avec les outils qui seront à sa disposition

Une fois le paiement effectué, s’assure de l’archivage des dossiers et leur indexation

Donner son support aux audits internes et externes pour les évidences qui sont aux archives physiques ou numériques

QUALIFICATIONS 

Avoir un diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Avoir une expérience dans l’archivage serait un atout

La connaissance de l’Anglais est un atout.

Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation 

Avoir des connaissances attestées sur les outils Informatiques (word, exel, base de données, Sharepoint, réseau, internet, outlook, etc…tout autre logiciel important dans le cadre de travail de ONGIs) 

Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children.

Avoir un esprit analytique, méthodique

Etre patient, dynamique, à l’écoute, positif

Etre capable de travailler en mode projet

Etre professionnel

Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles.

Bonne maîtrise de la gestion de base des données, des logiciels de traitement de texte et tableur ;

Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;

Bonne connaissance de la langue française