Renewals Specialist

About us 🐝

Alvéole is on a mission to connect people with nature in cities, one building at a time. As a certified B Corporation since 2018, we believe business can be a force for good.

We partner with the world’s leading real estate companies to turn sustainability into an experience that tenants can see, touch, and feel. Through rooftop beehives and educational biodiversity programs, we help our clients meet their environmental goals while engaging communities and strengthening their brands.

You can find our work in (and on) thousands of properties across North America and Europe, driven by a belief that business and biodiversity can thrive together.

Learn more at alveole.buzz

La version française suit ci-dessous.

✨ The Role

🐝 Let's start with something that might surprise you.

Most companies think a cancellation request means the customer has already made up their mind.

We don't.

Alvéole, a cancellation request is the beginning of a conversation. Real estate goes through phases, development, lease-up, stabilization, disposition and it's normal for our solution to adapt as a property moves through them. Every asset eventually gets sold, too.

Sometimes a property has changed ownership. Sometimes occupancy has dropped. Sometimes the person who originally championed our program has left. Sometimes the customer still loves what we do, they just need a different way for it to work.

Our job isn't to convince people to stay at any cost.

It's to understand what's really happening, solve the right problem, and preserve long-term partnerships whenever we can.

That's why we're hiring a Renewals Specialist.

This isn't a contract administration role. You'll own some of our most important customer conversations, helping protect one of Alvéole's most valuable assets: our partnerships and recurring impact. You'll work closely with our co-founder to find solutions and stay flexible so our customers can hit their financial and operational goals.

🚀 Why this role matters

Most of our customers renew every year without much intervention.

But a smaller group needs something more.

A contract adjustment. A new proposal. A conversation after an ownership change. Or sometimes, they simply tell us they want to cancel.

Those conversations have a huge impact on the business.

Today, much of our work begins after a cancellation request arrives.

Tomorrow, we'd like to spot the warning signs earlier, using customer health scores, ownership changes, and adoption data, to prevent cancellations before they happen.

You'll help us get there.

📍 What you'll own

You'll take ownership of renewal and cancellation conversations from the moment a customer reaches out until a final decision is reached.

Along the way, you'll:

• Own customer renewal and cancellation conversations from initial request through final resolution.
• Investigate the real reason behind every cancellation request instead of accepting the first answer.
• Reposition Alvéole's value proposition based on each customer's changing business priorities, ownership changes, and operational challenges.
• Negotiate creative renewal solutions by adapting contract structure and service offerings, not discounting.
• Partner closely with Customer Success, Support, Sales, and Product to resolve customer concerns efficiently.
• Proactively identify customers at risk by using customer health indicators and business changes.
• Track retention trends, cancellation reasons, and negotiation outcomes to continuously improve the renewal process.
• Manage multiple renewal conversations simultaneously while delivering an outstanding customer experience.

This role focuses entirely on protecting existing customer relationships.

If a customer wants to expand into new buildings or purchase additional services, those opportunities are handed to our Account Executive or Customer Success teams. Your mission is different: keep great customers with us.

🌪️ What makes this role challenging

Not every conversation is easy.

You'll spend much of your day talking to customers who are frustrated, uncertain, or convinced they should leave.

Some days you'll receive several cancellation requests within a few hours. During our busiest renewal season in Q4, the pace increases significantly as most customer contracts come up for renewal.

A typical renewal can take up to one month, involving multiple conversations, internal collaboration, proposal revisions, and negotiations before reaching a final outcome.

Collaboration with our local Team Lead (Managers of operations of regions) will be critical to get context and use their boots on the ground to help in some conversations. 

Success comes from staying curious, asking the right questions, and finding solutions that work for both the customer and the business.

🎯 You're probably a great fit if...

• You genuinely enjoy solving difficult customer problems instead of avoiding them.
• You ask "why?" before jumping to a solution.
• You can stay calm and empathetic during challenging conversations.
• You're comfortable balancing customer needs with business goals.
• You enjoy working toward measurable KPIs and seeing your work directly impact company performance.
• You like improving processes, not just following them.

Must-Haves

• At least 1 year of full-time B2B customer-facing experience (internships excluded).
• Experience in Customer Success, Account Management, Customer Support, Business Development, Renewals, or another customer-facing role.
• Experience working in a B2B environment.
• Strong active listening, communication, and negotiation skills.
• Empathy, curiosity, and a solution-oriented mindset.
• Strong organizational skills and the ability to manage multiple conversations simultaneously.
• Comfort working toward KPIs and business outcomes.
• Fluency in both English and French.

Nice-to-Haves

• 2+ years of B2B customer-facing experience.
• Experience managing renewals, customer retention, or Customer Success workflows.
• Experience using customer health scores or retention metrics.
• Experience working in a startup or other fast-paced environment.

🌍 Location & Work Setup

Location: In person at our Montreal HQ four days a week (Monday-Thursday). Fridays can be worked remotely.

Type: Permanent, Full-Time (40h/week)

Compensation: OTE: $80,000 CAD

🐝 What's in It for You?

🌱 Join a mission-driven company creating meaningful environmental impact across North America and Europe.

🚀 Play a critical role in protecting recurring revenue and shaping the future of Alvéole's customer retention strategy.

📈 Own work that has a direct, measurable impact on customer retention and long-term business growth.

💰 Competitive compensation package with performance-based incentives.

🏥 Comprehensive health benefits from Day 1.

🌴 Generous and flexible PTO policy.

🍽 Lunch provided 3 days/week + fully stocked snacks and drinks.

🎉 Regular company events to connect, celebrate, and have fun with the team.

🚇 Beautiful office steps from Mont-Royal Metro (with arguably one of the best views in Montreal).

⚙️ Our Hiring Process

• Intro conversation with Talent Acquisition (15 min)
• Hiring Manager Interview + Live Work Sample (1h)
• Final Conversation with Company Leadership (15 min)
• Offer

🐝 À propos de nous :

Alvéole a pour mission de reconnecter les gens à la nature en ville, un immeuble à la fois. En tant que société certifiée B Corporation depuis 2018, nous croyons que les entreprises peuvent être une force au service du bien.

Nous nous associons aux plus grandes sociétés immobilières du monde pour transformer la durabilité en une expérience que les locataires peuvent voir, toucher et ressentir. Grâce à des ruches sur les toits, des programmes de biodiversité et des données ESG, nous aidons nos clients à atteindre leurs objectifs environnementaux tout en engageant les communautés et en renforçant leurs marques.

Vous pouvez trouver notre travail dans des milliers de propriétés à travers l'Amérique du Nord, l'Europe et le Royaume-Uni, motivé par la conviction que les entreprises et la biodiversité peuvent prospérer ensemble. En savoir plus sur alveole.buzz

✨ Le poste

🐝 On va commencer par quelque chose qui pourrait te surprendre.

La plupart des entreprises voient une demande de résiliation comme la fin de la conversation.

Pas nous.

Chez Alvéole, une demande de résiliation, c'est le début d'une discussion.

L'immobilier évolue constamment : développement, mise en location, stabilisation, vente… et il est tout à fait normal que notre solution évolue avec chaque immeuble. Après tout, chaque actif finit un jour par changer de propriétaire.

Parfois, un immeuble a été vendu. Parfois, son taux d'occupation a diminué. Parfois, la personne qui avait porté notre programme a quitté l'entreprise. Et parfois, le client adore toujours ce qu'on fait, mais il a simplement besoin qu'on l'accompagne autrement.

Notre rôle n'est pas de convaincre les clients de rester à tout prix.

Notre rôle, c'est de comprendre ce qui se passe réellement, de résoudre le bon problème et, lorsque c'est possible, de préserver des partenariats qui durent.

C'est exactement pour ça qu'on cherche notre prochain·e Renewals Specialist.

Ce n'est pas un rôle d'administration de contrats. Tu prendras en charge certaines des conversations les plus importantes que nous avons avec nos clients et tu contribueras à protéger l'un des actifs les plus précieux d'Alvéole : nos partenariats et leur impact à long terme.

Tu travailleras en étroite collaboration avec l'un de nos cofondateurs pour trouver des solutions créatives, faire preuve de flexibilité et aider nos clients à atteindre leurs objectifs d'affaires et opérationnels.

🚀 Pourquoi ce rôle est important

La majorité de nos clients renouvellent leur contrat chaque année sans que nous ayons à intervenir.

Mais certains ont besoin d'un peu plus.

Un ajustement contractuel. Une nouvelle proposition. Une discussion après un changement de propriétaire. Ou parfois, tout simplement, ils nous annoncent qu'ils souhaitent mettre fin à leur partenariat.

Ces conversations ont un impact énorme sur notre entreprise.

Aujourd'hui, une grande partie de notre travail commence lorsqu'une demande de résiliation arrive.

Demain, on veut être capables d'identifier les signaux d'alerte beaucoup plus tôt, grâce au customer health score, aux changements de propriété et aux données d'adoption, afin d'éviter les résiliations avant même qu'elles ne surviennent.

Et c'est là que tu entres en jeu.

📍 Ce que tu prendras en charge

Tu seras responsable des conversations liées aux renouvellements et aux demandes de résiliation, du premier contact jusqu'à la décision finale.

Concrètement, tu vas :

• Prendre en charge les conversations de renouvellement et de résiliation du début à la fin.
• Aller au-delà de la première explication et comprendre la véritable raison derrière chaque demande de résiliation.
• Repositionner la proposition de valeur d'Alvéole en fonction de l'évolution des priorités de nos clients, des changements de propriété et de leurs réalités opérationnelles.
• Négocier des solutions créatives en adaptant la structure des contrats ou nos offres de services, plutôt qu'en accordant simplement des rabais.
• Collaborer étroitement avec les équipes Customer Success, Support, Sales et Product afin de résoudre efficacement les enjeux de nos clients.
• Identifier de façon proactive les clients à risque grâce aux customer health scores et aux changements dans leur contexte d'affaires.
• Suivre les tendances en matière de rétention, les raisons des résiliations et les résultats des négociations afin d'améliorer continuellement notre approche.
• Gérer plusieurs renouvellements en parallèle tout en offrant une expérience client exceptionnelle.

Ce rôle est entièrement consacré à la rétention de nos clients existants.

Lorsqu'un client souhaite ajouter de nouveaux immeubles ou acheter des services supplémentaires, ces opportunités sont transférées à nos équipes Account Executive ou Customer Success.

Ta mission est différente : faire en sorte que nos meilleurs clients restent avec nous.

🌪️ Ce qui rend ce rôle stimulant

Toutes les conversations ne sont pas faciles.

Une bonne partie de tes journées sera consacrée à échanger avec des clients qui sont frustrés, hésitants ou convaincus qu'il est temps de partir.

Il arrivera que plusieurs demandes de résiliation tombent en l'espace de quelques heures. Pendant notre plus grosse période de renouvellement, au quatrième trimestre, le rythme s'accélère considérablement puisque la majorité de nos contrats arrivent à échéance.

Un renouvellement peut s'étaler sur près d'un mois et nécessiter plusieurs échanges avec le client, de la collaboration interne, plusieurs versions d'une proposition ainsi que des négociations avant d'arriver à une décision finale.

La collaboration avec nos Team Leads régionaux sera essentielle. Leur connaissance du terrain et de leurs clients apportera souvent le contexte nécessaire pour trouver la bonne approche et débloquer certaines situations.

La clé du succès dans ce rôle?

Rester curieux, poser les bonnes questions et trouver des solutions qui fonctionnent autant pour nos clients que pour Alvéole.

🎯 Tu seras probablement à ta place si...

• Tu aimes résoudre des problèmes complexes plutôt que les éviter.
• Tu cherches à comprendre le pourquoi avant de proposer une solution.
• Tu sais rester calme, empathique et professionnel, même dans les conversations difficiles.
• Tu es capable de trouver un équilibre entre les besoins du client et ceux de l'entreprise.
• Tu aimes travailler avec des objectifs mesurables et voir l'impact concret de ton travail.
• Tu prends plaisir à améliorer les processus, pas seulement à les suivre.

Exigences essentielles

• Au moins 1 an d'expérience à temps plein dans un rôle B2B orienté client (les stages ne sont pas pris en compte).
• Expérience en Customer Success, Account Management, Customer Support, Business Development, Renewals ou dans un autre rôle en contact direct avec des clients.
• Expérience dans un environnement B2B.
• Excellentes aptitudes en écoute active, communication et négociation.
• Empathie, curiosité et approche orientée vers les solutions.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• À l'aise avec des KPI et des objectifs d'affaires.
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Atouts

• 2 ans ou plus d'expérience dans un rôle B2B orienté client.
• Expérience en renouvellements, rétention client ou Customer Success.
• Expérience avec le customer health score ou d'autres indicateurs de rétention.
• Expérience en startup ou dans un environnement en forte croissance.

🌍 Lieu et mode de travail

Lieu : Présence à notre siège social de Montréal quatre jours par semaine (du lundi au jeudi). Télétravail le vendredi.
Type de contrat : Permanent, temps plein (40 h/semaine)
Rémunération variable (OTE) : 80 000 $ CAD

🐝 Ce qu’on vous offre

🌱 L’opportunité de rejoindre une entreprise engagée qui génère un impact environnemental concret à travers l’Amérique du Nord et l’Europe
🚀 Joue un rôle clé dans la protection de nos revenus récurrents et contribue à bâtir l'avenir de notre stratégie de rétention client.
💰 Une rémunération compétitive
🏥 Une couverture d’assurances complète dès votre premier jour
🌴 Une politique de vacances flexible et généreuse
🍽 Lunch fourni 3 jours par semaine + collations et boissons à volonté
🎉 Des événements réguliers pour connecter, célébrer et passer du bon temps en équipe
🚇 Un magnifique bureau à deux pas du métro Mont-Royal (avec probablement l’une des plus belles vues de Montréal)

⚙️ Notre processus d’embauche

1. Rencontre d’introduction avec l’équipe Acquisition de talents (15 min)
2. Rencontre avec le Hiring Manager + mise en situation en direct (1 h)
3. Conversation finale avec un membre de la direction (15 min)
4. Offre

🌐 Exigences linguistiques

Certains rôles chez Alvéole nécessitent une maîtrise de l’anglais et/ou du français en raison de collaborations fréquentes avec des clients, partenaires et membres de l’équipe à travers l’Amérique du Nord. Les exigences linguistiques spécifiques à ce poste sont indiquées dans la section ci-dessus.

💛 Inclusion et accommodements

Alvéole souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Nous célébrons la diversité et accueillons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée notamment sur la race, la religion, la couleur, l’origine, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, le handicap, l’état de santé, la grossesse, l’information génétique, le statut matrimonial ou le service militaire.

Si vous avez besoin d’un accommodement ou d’un ajustement à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez en informer votre partenaire en acquisition de talents.

🤖 Utilisation de l’IA

Nous pouvons utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche. Ces outils assistent notre équipe Acquisition de talents; toutefois, toutes les décisions finales d’embauche sont prises par des humains.

🌐 Language Requirements

Some roles at Alvéole require proficiency in English and/or French due to collaboration with clients, partners, and team members across North America. Specific language requirements for this position can be found in the qualifications section above.

💛 Inclusion & Accommodations

Alvéole is an equal-opportunity employer. We celebrate diversity and welcome candidates of all backgrounds. We do not discriminate based on race, religion, color, ancestry, national origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, medical condition, pregnancy, genetic information, marital status, or military service.

If you require an accommodation or adjustment at any stage of the recruitment process, please let your recruiting partner know.

🤖 Use of AI

We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of our hiring process. These tools assist our Talent Acquisition team; however, all final hiring decisions are made by humans.