Assistant Office Manager

À propos d'Horizon Trading Solutions

Horizon Trading Solutions est une fintech française spécialisée dans la conception d'une plateforme de trading électronique multi-actifs. Nos solutions accompagnent les acteurs des marchés financiers en automatisant et en optimisant leurs activités de trading, de la gestion des ordres à leur exécution.

Notre siège est situé dans le 8ᵉ arrondissement de Paris, à deux pas du Parc Monceau, et nous sommes présents à l'international avec des bureaux à Rennes, Nantes, Montréal, Hong Kong, Bangkok, Singapour et Dubaï.

Afin d'accompagner le développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Office Manager en alternance pour épauler notre Office Manager Senior dans la gestion quotidienne de la vie de bureau.

Vous serez rattaché(e) à Sophie, Office Manager Senior, qui vous accompagnera progressivement dans votre montée en compétences.

Vos missions

Vous participerez activement au bon fonctionnement de nos bureaux et contribuerez à offrir un environnement de travail accueillant et efficace pour l'ensemble des collaborateurs.

Gestion quotidienne du bureau

• Organiser les déplacements professionnels (trains, avions, hôtels, taxis) et préparer les documents associés (ordres de mission, attestations d'assurance).
• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, snacks, boissons, produits d'entretien...).
• Assurer le suivi des petits incidents techniques et coordonner les interventions des prestataires.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis.

Accueil et expérience collaborateurs

• Accueillir les visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs.
• Participer à l'intégration des nouveaux arrivants.
• Veiller à la qualité des espaces communs et contribuer à maintenir un environnement de travail agréable et convivial.

Participation aux projets Office Management

• Contribuer à l'organisation des événements internes (afterworks, séminaires, Strategic Kick-off...).
• Réaliser des benchmarks pour les achats de mobilier ou d'équipements.
• Participer à l'amélioration continue des processus et de l'organisation du service.

Le profil que nous recherchons

Vous préparez une formation Bac+2 ou Bac+3 en gestion, administration, office management, assistanat ou ressources humaines.

Plus que votre parcours, c'est votre personnalité qui fera la différence.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Rigueur et votre sens de l'organisation ;
• Excellent sens du service ;
• Fiabilité et votre discrétion ;
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode ;