HR & Admin Group Assistant

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MAIN FOCUS AND MISSION:

Servierグループ全体がトランスフォーメーションに取り組む中で、日本は戦略的に重要な拠点と位置付けられており過去数年の間に急速に事業と組織を拡大しています。

日本においてServier独自の価値を提供し続けるため、プロセス・システムへの投資を続ける方針であり、人事総務部は様々な側面から働きがいを含めた就業環境の向上に努めて参ります。

取り組むべき課題は山積しており、部門としてのパフォーマンス向上を目的として人事総務部長付のアシスタント業務と部門全体の運営サポートを兼務するポジションを新設します。

多様な専門機能が集まる部門の「ハブ」として、情報連携・業務プロセス標準化・チームパフォーマンス向上に貢献していただくことを期待しています。

ROLE & RESPONSIBILITIES:

① 部長付アシスタント業務

•会社及び部門戦略を把握した上で、部門運営の観点から部門長の業務を支援する

•様々なステークホルダーの期待を理解しつつ、優先順位を判断しながら担当業務を遂行する

•各種会議の準備、会議後のアクションの整理とスケジュールの最適化

•各種 レポート、プレゼンテーション資料の作成支援

• 機密情報、個人情報の適切な管理・取扱い

•海外からのビジター来日準備、受入対応

• 国内外出張手配・経費精算処理

② グループアシスタント業務（部門横断）

•部内 各専門グループ（HRBP / Talent Acquisition、C&B、総務、Corporate Communications、L&D、Event Organizer（仮称、新設予定））の庶務・運営サポート

• 部門内の情報共有・連絡調整の円滑化

• 社内イベント・研修・採用活動等における後方支援

• 部門予算の策定・予実管理補助

③ オペレーション改善

• 業務プロセスの標準化・マニュアル整備

• 部門プロジェクトやタスクのトラッキング補助・定例レポートの取りまとめ

• ITツール、システムの活用促進。デジタルツールを活用し、業務の自動化を推進するとともに、部門サポート業務の高度化および効率化を実現する能力

YOUR PROFILE:

Required:

• 外資系企業における部門長サポート、または部門アシスタント業務の実務経験10年以上

• 機密情報・個人情報の取扱いに関するリテラシー

• ビジネスレベルの英語力（会話・メール・資料作成等）

• Microsoft Outlook / Teams / OneDrive / SharePoint / Word / Excel / PowerPointの日常的な使用

Candidate Profile:

•他者を利する姿勢を持ち、誠実に業務に取り組む方

•多様なバックグラウンドを持つメンバーと誠実に協働できる方

•複数の並行プロジェクトを整理・調整できる方

• 「縁の下の力持ち」として部門全体を支えることにやりがいを感じられる方

• 変化の多い環境でも優先順位を自ら判断し、主体的に動ける方

• 細部への注意力と、全体像を把握する視点を併せ持つ方

• 守秘義務・コンプライアンスに関するリテラシーの高い方

Whatever your area of expertise, your work within the Servier Group helps advance therapeutic progress for the benefit of patients. You will be part of teams recognized for their scientific excellence and reach your full potential in a professional environment that encourages you to develop yourself. Tailor-made onboarding journeys, mobility opportunities, quality trainings, responsible management, team spirit... All this and more in a workplace focused on your well-being.

At Servier, we are committed to therapeutic progress to serve patient needs. We put the diversity of our employees as a source of richness for the fulfillment of this vocation.