Ceremonial and Events Assistant

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Este processo seletivo busca contratar profissionais para atuar de forma compartilhada no apoio técnico e operacional de duas iniciativas estratégicas desenvolvidas no âmbito da parceria de cooperação técnica internacional entre o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e o Conselho Nacional de Justiça (CNJ):

• Justiça 4.0: o Programa, iniciado em 2020, visa desenvolver e aprimorar soluções tecnológicas para tornar os serviços oferecidos pela Justiça brasileira mais eficientes, eficazes e acessíveis à população, além de otimizar a gestão processual para magistrados(as), servidores(as), advogados(as) e demais atores do sistema de Justiça. O Justiça 4.0 é um dos maiores programas de transformação digital do Poder Judiciário e também dialoga com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e com a Agenda 2030 da ONU.
• Justiça [+Segura]: firmado em 2025, o Programa foca no fortalecimento da segurança cibernética no Poder Judiciário. O Justiça [+Segura] desenvolve e implementa ferramentas e estratégias para o fortalecimento da segurança cibernética, da preservação digital e da integridade da informação, ampliando a proteção dos sistemas e dos usuários do Judiciário. A iniciativa fortalece a segurança institucional e promove a transparência, a boa governança e a eficiência dos processos judiciais, contribuindo para a economia de recursos e para uma atuação mais ágil da Justiça em benefício dos cidadãos e da sociedade. Nesse cenário, o(a) profissional integrará a equipe compartilhada dos programas, atuando sob a supervisão direta da Unidade de Gestão de Projetos do PNUD e em estreita articulação com as coordenações técnicas do CNJ, com o propósito de garantir a excelência operacional, a sinergia entre as ações e o alcance dos resultados pactuados.

Duties and Responsibilities

O(a) Assistente de Cerimonial e Eventos será responsável por apoiar a implementação dos projetos e programas, garantindo a qualidade administrativa e o suporte operacional aos resultados, em estreita articulação com as equipes do CNJ e do PNUD. A posição será exercida em regime remoto, sendo requisito que o(a) candidato(a) tenha residência no Brasil. Quando houver necessidade de cobertura presencial de eventos, poderão ser realizadas viagens nacionais, com as despesas correspondentes custeadas pelo projeto.

Para o alcance desse objetivo, o(a) profissional desempenhará as seguintes responsabilidades principais e atividades:

1. Apoio logístico e operacional a eventos e cerimoniais:

• Apoiar a execução operacional de atividades relacionadas à organização e logística de eventos e cerimoniais no âmbito das iniciativas institucionais;
• Prestar suporte administrativo em ações realizadas junto aos tribunais parceiros, contribuindo para que o andamento das tarefas esteja alinhado com os cronogramas e metas estabelecidas;
• Colaborar operacionalmente com a Secretaria de Cerimonial e Eventos do CNJ e equipes envolvidas para o bom andamento das atividades.

2. Organização e controle de documentos operacionais e de viagem:

• Auxiliar na compilação, elaboração e organização de planos de execução de eventos, planilhas de controle e formulários de coleta de dados;
• Organizar cadastros de viajantes, apoiar a instrução de solicitações de viagens no sistema e compilar documentos protocolares (tais como roteiros de cerimonial, minutas de nominatas e listas de autoridades);
• Organizar e preparar pastas de documentos de pós-evento, relatórios de atividades e memórias de reuniões.

3. Suporte administrativo a reuniões e alinhamentos técnicos:

• Auxiliar na logística de agendamento, convocação e organização de reuniões para alinhamento operacional entre as equipes participantes dos eventos;
• Prestar apoio de secretaria e suporte logístico em salas virtuais ou presenciais durante as reuniões de alinhamento técnico;
• Apoiar a consolidação e a distribuição de minutas e deliberações de reuniões para assegurar a coordenação dos aspectos operacionais e cerimoniais.

4. Suporte aos processos de compras, contratações e logística de missões:

• Prestar apoio administrativo nos fluxos de instrução processual para contratações de itens e serviços necessários à realização de missões e eventos;
• Auxiliar na coleta de propostas comerciais e na prospecção inicial de fornecedores de mercado (espaços, equipamentos, tradução, cenografia, etc.);
• Atuar operacionalmente em conformidade com as diretrizes de aquisições e regras de contratação estabelecidas pelo PNUD.

5. Apoio administrativo ao fluxo de prestação de contas:

• Prestar esclarecimentos básicos e orientações operacionais a participantes, palestrantes e fornecedores sobre os procedimentos de prestação de contas;
• Auxiliar no recebimento, triagem, organização e conferência preliminar de comprovantes de despesas, passagens, diárias e notas fiscais;
• Organizar a documentação comprobatória e apoiar o encaminhamento dos processos de pagamento e/ou liquidação de despesas em colaboração com a equipe financeira do PNUD. 

6. Acompanhamento operacional local e suporte a missões:

• Realizar o acompanhamento presencial (in loco) e logístico de agendas nacionais e internacionais, com ampla disponibilidade para viagens;
• Prestar suporte administrativo e operacional imediato durante a realização de eventos institucionais para garantir a resolução tempestiva de demandas cotidianas;
• Auxiliar na organização operacional e apoiar a interlocução com participantes, parceiros e demais envolvidos nas agendas relacionadas aos Programas Justiça 4.0 e Justiça [+Segura].

7. Monitoramento, guarda de arquivos e gestão da informação:

• Apoiar o monitoramento e a avaliação de eventos coletando formulários de satisfação e organizando estatísticas de participação;
• Manter os arquivos físicos e digitais das pastas dos projetos devidamente atualizados, organizados e com a memória documental de todos os eventos preservada;
• Fornecer informações organizadas e registros técnicos de suporte para as atividades de comunicação e gestão do conhecimento das iniciativas.
   

O(a) titular desempenha outras funções dentro de seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do projeto.

Arranjo Institucional

O(a) contratado(a) será supervisionado(a) pela Analista Técnica de Gestão e Ações Estratégicas.

Competências

Competências Essenciais

Alcançar Resultados: NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo
Pensamento Inovador: NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é pragmático para resolver problemas, faz melhorias
Aprendizagem Contínua: NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros, pede feedback
Adaptar com Agilidade: NÍVEL 1: Adapta-se à mudança, lida de forma construtiva com a ambiguidade/incerteza, é flexível
Atuar com determinação: NÍVEL 1: Mostra determinação e motivação, capaz de entregar com calma diante da adversidade, confiante
Engajar-se e ser Parceiro: NÍVEL 1: Demonstra compaixão/compreensão para com os outros, forma relacionamentos positivos
Promover Diversidade e Inclusão: NÍVEL 1: Apreciar/respeitar as diferenças, consciente do preconceito inconsciente, confrontar a discriminação

Competências multifuncionais e técnicas

Direção e Estratégia de Negócios | Pensamento Estratégico
Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão**.**

Direção e Estratégia de Negócio | Perspicácia Empresarial
Capacidade de compreender e lidar com situações de negócios de forma a alcançar bons resultados. Habilidade para tomar boas decisões e fazer julgamentos rápidos dentro de tais contextos. Conhecimento e compreensão dos marcos operacionais da organização.

Desenvolvimento de Negócios | Design Centrado no Humano
Capacidade de desenvolver soluções para problemas envolvendo a perspectiva humana em todas as etapas do processo de resolução. Conhecimento e compreensão dos princípios e práticas de design centrado no ser humano.

Gestão de Negócios | Gestão de projetos
Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para alcançar objetivos específicos.

Gestão de Negócios | Trabalhar com evidências e dados 
Capacidade de inspecionar, limpar, transformar e modelar dados com o objetivo de descobrir informações úteis, informar conclusões e apoiar a tomada de decisões.

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Instituições Eficazes do Setor de Justiça

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Acesso à Justiça

Habilidades e experiência necessárias

Requisitos mínimos de educação:

• Diploma do Ensino Médio é requerido;
• Diploma universitário (Ensino Superior) nas áreas de Administração, Relações Internacionais, Comunicação, Ciências Sociais, ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.

Anos mínimos de experiência profissional relevante:

• Mínimo de 5 anos (para Ensino Médio) ou 2 anos (para Ensino Superior) de experiência profissional em organização e/ou execução de eventos e atividades de cerimonial, incluindo apoio à logística, organização de participantes e autoridades, preparação de documentos e acompanhamento operacional de eventos.

Habilidades necessárias:

• Experiência de trabalho com o Poder Público, especialmente na área de Justiça;
• Experiência de trabalho com organização de eventos ou missões oficiais;
• Experiência com pacote MS Office 365.

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências

• Experiência em cerimonial institucional e protocolo de autoridades;
• Experiência com organização, registro de informações, produção de relatórios e outros documentos para gestão;
• Experiência no suporte operacional à logística de viagens, incluindo acompanhamento de itinerários ou cadastro de viajantes;
• Experiência com conferência de comprovantes de despesas, notas fiscais ou apoio a processos de prestação de contas.

Idiomas exigidos

• Fluência em Português é um requisito;
• Fluência em Inglês e/ou Espanhol será considerada um diferencial.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

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