Ceremonial and Events Associate

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Este processo seletivo busca contratar profissionais para atuar de forma compartilhada no apoio técnico e operacional de duas iniciativas estratégicas desenvolvidas no âmbito da parceria de cooperação técnica internacional entre o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e o Conselho Nacional de Justiça (CNJ):

• Justiça 4.0: o Programa, iniciado em 2020, visa desenvolver e aprimorar soluções tecnológicas para tornar os serviços oferecidos pela Justiça brasileira mais eficientes, eficazes e acessíveis à população, além de otimizar a gestão processual para magistrados(as), servidores(as), advogados(as) e demais atores do sistema de Justiça. O Justiça 4.0 é um dos maiores programas de transformação digital do Poder Judiciário e também dialoga com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e com a Agenda 2030 da ONU.
• Justiça [+Segura]: firmado em 2025, o Programa foca no fortalecimento da segurança cibernética no Poder Judiciário. O Justiça [+Segura] desenvolve e implementa ferramentas e estratégias para o fortalecimento da segurança cibernética, da preservação digital e da integridade da informação, ampliando a proteção dos sistemas e dos usuários do Judiciário. A iniciativa fortalece a segurança institucional e promove a transparência, a boa governança e a eficiência dos processos judiciais, contribuindo para a economia de recursos e para uma atuação mais ágil da Justiça em benefício dos cidadãos e da sociedade. Nesse cenário, o(a) profissional integrará a equipe compartilhada dos programas, atuando sob a supervisão direta da Unidade de Gestão de Projetos do PNUD e em estreita articulação com as coordenações técnicas do CNJ, com o propósito de garantir a excelência operacional, a sinergia entre as ações e o alcance dos resultados pactuados.

Duties and Responsibilities

O(a) Associado(a) de Cerimonial e Eventos será responsável por apoiar o planejamento, a organização e a execução de eventos e missões institucionais no âmbito dos programas e projetos, assegurando a adequada articulação logística, protocolar e administrativa, em estreita coordenação com as equipes do CNJ e do PNUD. A posição será exercida em regime remoto, sendo requisito que o(a) candidato(a) tenha residência no Brasil. Quando houver necessidade de cobertura presencial de eventos, poderão ser realizadas viagens nacionais, com as despesas correspondentes custeadas pelo projeto.

Para o alcance desse objetivo, o(a) profissional desempenhará as seguintes responsabilidades principais e atividades:

1. Planejamento e coordenação operacional de eventos institucionais:

• Planejar e executar as atividades e fluxos logísticos dos eventos no âmbito dos programas e projetos, em especial aqueles realizados em articulação com tribunais parceiros;
• Garantir o alinhamento das ações com os cronogramas, diretrizes e objetivos previstos para cada evento, em colaboração com a Secretaria de Cerimonial e Eventos do CNJ e equipes envolvidas;
• Organizar reuniões periódicas de alinhamento com as equipes internas e externas, visando assegurar a conformidade dos aspectos protocolares, cerimoniais e logísticos dos eventos.

2. Elaboração e gestão de documentos protocolares e administrativos:

• Elaborar e organizar planos de execução, cronogramas operacionais e formulários de coleta de dados para eventos;
• Redigir e estruturar documentos protocolares e cerimoniais, incluindo roteiros, scripts, nominatas, lista de autoridades e termos afins;
• Estruturar e manter planilhas de controle, cadastros de viajantes, listas de participantes e relatórios executivos de pós-evento.

3. Gestão de processos de compras, contratações e suprimentos para eventos:

• Conduzir e acompanhar os processos administrativos necessários para a realização de eventos e missões institucionais;
• Realizar prospecção e pesquisa de mercado de fornecedores e prestadores de serviços (locação de espaços, equipamentos, tradução, cenografia, hospedagem e correlatos);
• Apoiar a instrução de processos de contratação de bens e serviços, em estreita colaboração com a Unidade de Gestão de Projetos do PNUD e segundo as normas aplicáveis.

4. Orientação administrativa e acompanhamento de prestação de contas:

• Orientar palestrantes, participantes e fornecedores contratados sobre as normas e procedimentos administrativos e de prestação de contas após a realização das atividades;
• Conferir documentações comprobatórias de despesas, passagens, diárias e notas fiscais de fornecedores;
• Acompanhar e consolidar os fluxos de liquidação e prestação de contas em colaboração direta com a Unidade de Gestão de Projetos do PNUD.
   

5. Suporte operacional in loco e acompanhamento de missões:

• Realizar acompanhamento presencial de agendas, missões técnicas e eventos de âmbito nacional e internacional;
• Prestar suporte administrativo, logístico e operacionaldurante a execução dos eventos para a resolução tempestiva de eventuais intercorrências;
• Apoiar a articulação interinstitucional e a negociação de entregas e serviços relacionados às agendas externas dos projetos.
   

6. Gestão do conhecimento, monitoramento e guarda de registros:

• Coletar dados e aplicar instrumentos de monitoramento e avaliação de satisfação e resultados dos eventos realizados;
• Manter organizados e atualizados os arquivos físicos e digitais contendo os registros técnicos, fotográficos e documentais dos eventos;
• Apoiar a equipe de comunicação e gestão do conhecimento na consolidação de relatórios e divulgação de resultados. 

O(a) titular desempenhará outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do Projeto.

Arranjo Institucional

O(a) contratado(a) será supervisionado(a) pela Analista Técnica de Gestão e Ações Estratégicas.

Competências

Competências Essenciais

Alcançar Resultados: NÍVEL 2: Escalar soluções, simplificar os processos, equilibrar o tempo e precisão na realização do trabalho
Pensamento Inovador: NÍVEL 2: Oferecer novas ideias/aberto a novas abordagens, demonstrar pensamento sistémico/integrado
Aprendizagem Contínua: NÍVEL 2: Oferece novas ideias, aprende com os outros e apoia a sua aprendizagem
Adaptar com Agilidade: NÍVEL 2: Adaptar a novas processos, envolvendo outras pessoas no processo de mudança
Atuar com determinação: NÍVEL 2: Capaz de perseverar e lidar com múltiplas fontes de pressão simultaneamente
Engajar-se e ser Parceiro: NÍVEL 2: É facilitador/integrador, aproxima pessoas, constrói/ mantém coligações /parcerias
Promover Diversidade e Inclusão: NÍVEL 2: Facilita conversas para superar diferenças e considerar na tomada de decisões

Competências multifuncionais e técnicas

Direção e Estratégia de Negócios | Pensamento Estratégico
Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão**.**

Direção e Estratégia de Negócio | Perspicácia Empresarial
Capacidade de compreender e lidar com situações de negócios de forma a alcançar bons resultados. Habilidade para tomar boas decisões e fazer julgamentos rápidos dentro de tais contextos. Conhecimento e compreensão dos marcos operacionais da organização.

Desenvolvimento de Negócios | Design Centrado no Humano
Capacidade de desenvolver soluções para problemas envolvendo a perspectiva humana em todas as etapas do processo de resolução. Conhecimento e compreensão dos princípios e práticas de design centrado no ser humano.

Gestão de Negócios | Gestão de projetos
Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para alcançar objetivos específicos.

Gestão de Negócios | Trabalhar com evidências e dados 
Capacidade de inspecionar, limpar, transformar e modelar dados com o objetivo de descobrir informações úteis, informar conclusões e apoiar a tomada de decisões.

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Instituições Eficazes do Setor de Justiça

Agenda 2030: Paz | Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos
Acesso à Justiça

Habilidades e experiência necessárias

Requisitos mínimos de educação:

• Diploma do Ensino Médio é requerido;
• Diploma Universitário (Ensino Superior) nas áreas de Administração, Relações Internacionais, Comunicação, Ciências Sociais ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.

Anos mínimos de experiência profissional relevante:

• Mínimo de 7 anos (para Ensino Médio) ou 4 anos (para Ensino Superior) de experiência profissional em organização e execução de eventos e/ou cerimonial, incluindo atividades de planejamento logístico, organização de receptivo, gestão de participantes e autoridades, elaboração de documentos e materiais para eventos e acompanhamento da execução operacional.

Habilidades necessárias:

• Experiência na organização e execução de eventos institucionais e/ou missões oficiais;
• Experiência na articulação e relacionamento com múltiplos stakeholders, incluindo instituições públicas, parceiros e fornecedores;
• Experiência com Pacote MS Office.

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências

• Experiência de trabalho com o Poder Público e autoridades, especialmente na área de Justiça;
• Experiência com organização de eventos de tecnologia e inovação;
• Experiência de trabalho com estruturação de processos;
• Experiência com organização, registro de informações, produção de relatórios e outros documentos para gestão.

Idiomas exigidos

• Fluência em português é requerida;
• Fluência em Inglês ou Espanhol será considerado um diferencial.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Data Privacy

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